PART 1: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

Trong những năm học đầu tiên, kỹ năng mềm quan trọng nhất để học sinh đạt được chính là cách lập và thực thi kế hoạch. “Mọi việc chuẩn bị trước tất thành công, nếu không tất thất bại”, câu nói đó quả là chân lý. Chỉ cần vạch ra được kế hoạch hợp lý, đồng thời để khả năng hành động bắt kịp được kế hoạch, như thế bất kỳ mục tiêu hợp lý nào cũng sẽ được thực hiện. Nếu bạn gặp những vấn đề như “vài tháng tới phải thi rồi, tôi nên ôn tập thế nào đây”, “tôi định ra nước ngoài, bây giờ phải chuẩn bị những gì” hay “tôi phải tìm một công việc tốt như thế nào”, xin hãy đọc kỹ phần gợi ý dưới đây. ​

​ Trình Tự Các bước lập kế hoạch cụ thể như sau: 1/ Xác định rõ mục tiêu. 2/ Xác định rõ bạn muốn hoạc có thể tiêu tốn bao nhiêu thời gian để hoàn thành mục tiêu đó. 3/ Xác định rõ cần phải thực hiện những việc gì để đạt được mục tiêu (dù mục tiêu nhỏ). 4/ Dùng thời gian chia nhỏ số lượng mục tiêu. Xác định rõ thời gian hoàn thành từng mục tiêu nhỏ (tiến hành điều chỉnh thời gian dựa trên độ khó dễ tương ứng của từng mục tiêu đó).

Ví dụ: 1/ Mục tiêu: Xin đi du học nước ngoài. 2/ Thời gian: Một năm. 3/ Mục tiêu nhỏ: Thi GRE, TOEFL hoặc IELTS, viết bài tự thuật, CV, chuẩn bị bảng điểm, thư giới thiệu,… 4/ Căn cứ vào độ khó dễ của từng mục tiêu nhỏ, để phân chia thời gian một năm tương ứng. Ví dụ: Một tuần để viết xong CV, một tuần để hoàn thành bảng điểm và thư giới thiệu, hai tháng để viết bài tự thuật, ba tháng để có được TOEFL hoặc IELTS, nửa năm để đạt được chứng chỉ GRE,…

Sau khi liệt kê các mục tiêu, bước tiếp theo, ta tiếp tục phân những mục tiêu đó thành những mục tiêu nhỏ hơn – mục tiêu con. Ví dụ: 1/ Mục tiêu nhỏ: Thi GRE 2/ Kỳ hạn: Nửa năm. 3/ Mục tiêu con: Viết luận, ngữ văn và toán. 4/ Phân phối thời gian nửa năm cho từng mục tiêu con tùy vào mức độ khó dễ. Ví dụ, nửa tháng để ôn toán, hai tháng để tập viết luận, hai tháng rưỡi để luyện ngữ văn, một tháng dành ra làm đề thi thử (thời gian này chỉ là ví dụ minh họa, hãy điều chỉnh dựa trên tình hình mỗi cá nhân). Từ đó có thể suy rộng tiếp, mỗi một mục tiêu con có thể được phân thành những mục tiêu siêu nhỏ, mục tiêu siêu nhỏ lại chia thành các mục tiêu siêu siêu nhỏ… Việc hoàn thành mỗi mục tiêu, bất kể nhỏ hay lớn, đều có thể sử dụng phương pháp như trên để tiến hành. Vận Dụng Sổ Kế Hoạch Hàng Ngày Sau khi liệt một loạt các mục tiêu lớn nhỏ như trên, bạn có thể cảm thấy hoa mắt chóng mặt: Trời ạ! Sao nhiều mục tiêu rắc rối thế này, rốt cuộc tôi phải hoàn thành nó sao đây? Đừng hoang mang, một cuộc sống có quy hoạch phải bắt đầu từ sử dụng sổ kế hoạch hàng ngày.

Nói đơn giản, đó là cuốn sổ cầm tây giúp mỗi cá nhân bố trí lịch trình, quản lý thời gian. Cuốn sổ này rất đa dạng, có loại thiết kế theo năm, theo quý hoặc theo tháng. Tất nhiên vẻ bề ngoài cũng rất quan trọng, nhưng đối với một cuốn sổ kế hoạch, quan trọng hơn cả vẫn là thiết kế bên trong, chỉ cần đơn giản thực dụng, có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người dùng là được.

Lúc mới dùng sổ, tôi chỉ dùng nó để nhắc nhở mình hạn cuối nộp bài luận. Sau đó mới nhận ra, tôi có thể ghi chú mọi hoạt động trong cuộc sống vào cuốn sổ, để vận dụng tối đa tác dụng của nó. Cứ vậy, tôi bắt đầu dùng chiếc bút có nhiều màu sắc khác nhau đại diện cho những việc khác nhau. Ví dụ, tôi dùng bút đổ để đánh dấu hạn nộp bài luận, bút đen đánh dấu thời gian thực tập và việc làm thêm, màu xanh da trời đánh dấu thời gian địa điểm các buổi thảo luận với giáo viên hay bạn bè, màu xanh lá cây dành cho những việc vặt vãnh như rút tiền, mua thức ăn. Sau khi đã dùng quen, màu sắc không còn quan trọng nữa, việc nào làm xong thì gạch bỏ, từ đó sẽ không còn xảy ra tình trạng quên hoặc dây dưa kéo dài. Những Điểm Lưu Ý Khi Xây Dựng Kế Hoạch Hai điều cấm kỵ nhất khi xây dựng kế hoạch: Một, sắp xếp thời gian quá kín; hai, ép bản thân trở thành cái máy.

Thứ nhất, nếu kế hoạch mỗi ngày được bố trí quá bận rộn sẽ gây cảm giác áp lực, lo lắng bất an bởi phải làm quá nhiều việc, đây chính là lúc căn bệnh dây dưa dễ bùng nổ nhất. Hơn nữa, nếu kế hoạch quá nhiều, lỡ may xảy ra chuyện đột xuất thì kế hoạch cả ngày sẽ bị đảo lộn. Vì thế, lúc lên kế hoạch nhất định phải linh hoạt.

Mỗi lần lên kế hoạch, tôi phải bố trí khoảng thời gian trống giữa các nhiệm vụ. Thời gian ấy dùng cho những tình huống đột xuất, và có thể dùng để nghỉ ngơi. Thông thường, tôi sẽ cố gắng bố trí tối thiểu 15 phú trống giữa các nhiệm vụ, để lướt Facebook, nhắm mắt thư giãn, dạo bộ hay đọc sách, nhằm giúp bản thân giảm áp lực.

Ngoài ra, vì một cuộc sống lành mạnh, nên tôi rất ít khi sắp xếp công việc vào thời gian ăn cơm. Mặc dù việc hy sinh thời gian ăn uống ngủ nghỉ sẽ giúp hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn, nhưng về lâu dài, cuộc sống với cường độ cao như thế không có lợi cho sức khỏe, hơn nữa chẳng thể duy trì lâu dài liên tục được. Vì vậy, trước khi lập kế hoạch, nhất định phải hiểu rõ khả năng chịu đựng áp lực của bản thân như thế nào. Nếu bạn đã quen với công việc cường độ cao liên tục, có thể bố trí kế hoạch kín hơn một chút, nhưng nếu không quen thì đừng bao giờ thách thức giớ hạn cực độ của bản thân, bằng không sẽ dễ dàng khiến bạn sụp đổ.

Thứ hai, khi lên kế hoạch đừng bao giờ biển bản thân trở thành một cỗ máy không tình cảm. Một cuốn sổ kế hoạch hợp lý ngoài việc bố trí công việc rải đầy các ngày, nhất định phải có những mục nhỏ để giải tỏa và khích lệ bản thân. Ví dụ: hẹn ăn khuya cùng bạn bè hoặc đi xem phim, tất cả những phần thưởng cho một ngày làm việc mệt nhọc đó đều phải ghi rõ trong sổ. Con người không phải cái máy, nên tốt nhất đừng ép bản thân xoay vòng liên tục. Cuộc sống phải có lúc căng thẳng, lúc thư giãn mới là cuộc sống tích cực, những người không biết nghỉ ngơi sẽ chẳng thể hiểu phấn đấu như thế nào cho hiệu quả.

Đặc biệt nhấn mạnh, khi lên kế hoạch phải chi tiết hết mức có thể. Chú trọng đén kế hoạch hàng ngày, tốt nhất nên viết một cách thật cụ thể những việc cần làm trong ngày. Kiểu như “Thứ hai luyện kỹ năng độc”, đó không phải một kế hoạch tốt, mà phải ghi rõ: phải đọc những trang nào của tài liệu nào.

Theo tác giả Vương Quyên - Du học trên đất Mỹ

Sưu tầm và chỉnh sửa: Tee Lê - Admin page Sách còn hơn một tri thức